Documentos para vender una casa en España: el expediente del vendedor
Los documentos para vender una casa en España: escritura, nota simple, certificado energético, licencia de ocupación, IBI, certificado de comunidad y qué retrasa una venta.
Última revisión: 17 de octubre de 2026
Lo que aprenderá
- Los documentos que pedirán el abogado del comprador y el notario
- Por qué el certificado energético va antes del anuncio
- Qué cambia cuando el vendedor no vive en España
Los documentos para vender una casa en España se dividen en tres grupos: la prueba de que es suya y de las cargas que pesan sobre ella, la prueba de que existe legalmente y puede habitarse, y la prueba de que sus impuestos y cuotas están pagados. El abogado del comprador los pedirá todos, y el notario no firmará sin algunos de ellos. Reunir el expediente antes de poner la casa en el mercado es la forma más sencilla de que la venta cumpla sus plazos.
Propiedad, identidad y registro
La escritura de propiedad. Su copia de la escritura por la que adquirió la casa. Si la heredó, cuente con que el abogado del comprador querrá que la herencia esté formalizada e inscrita a su nombre antes de la venta.
La nota simple. Un extracto actualizado del Registro de la Propiedad, con los titulares y cualquier hipoteca u otra carga. Los compradores piden la suya, pero leerla pronto le permite descubrir antes las sorpresas, por ejemplo una hipoteca pagada hace años que nunca se canceló en el registro. El servicio en línea de los registradores la expide, con traducción al inglés si se solicita.
Identidad y números fiscales. Su pasaporte y su NIE, y los de cada copropietario. La normativa notarial española exige que todos los que firman una escritura de un inmueble acrediten su número de identificación fiscal. Deben firmar todos los titulares registrales, y si la casa es su vivienda familiar, puede ser necesario el consentimiento de su cónyuge aunque la casa esté solo a su nombre.
Documentos para vender una casa en España: los certificados
El certificado energético. Lo necesita antes de anunciar la venta. Según el Real Decreto 390/2021, quien publique una venta, ya sea una agencia, un portal o un anuncio impreso, debe incluir la calificación energética, y al contrato de compraventa se adjunta una copia del certificado registrado y de su etiqueta. Un certificado es válido hasta diez años, o cinco años con una calificación G. Encárguelo antes de las fotografías, no después de la primera oferta.
La licencia de ocupación. La ley valenciana de la edificación establece que, cuando han pasado diez años desde la primera licencia de ocupación de una vivienda, la licencia debe renovarse cuando el inmueble se vende de nuevo y cuando se firma un nuevo contrato de agua, gas o electricidad. Una casa que nunca la tuvo la necesita en los mismos casos. Hoy esto suele hacerse con una declaración responsable de segunda ocupación en el ayuntamiento, acompañada de un certificado de un arquitecto. Compruebe pronto la fecha de la suya.
Impuestos, cuotas y comunidad
El recibo del IBI. El último recibo del impuesto anual sobre bienes inmuebles. Lleva la referencia catastral que el notario usa para identificar el inmueble y demuestra que el impuesto está pagado. El IBI impagado sigue vinculado al inmueble después de la venta, por eso los compradores insisten en verlo.
El certificado de la comunidad. Si la casa pertenece a una comunidad de propietarios, la ley exige que declare en la escritura que las cuotas de comunidad están pagadas y que aporte un certificado de las deudas, firmado por el secretario de la comunidad con el visto bueno de su presidente. El secretario debe expedirlo en un plazo de siete días naturales desde su solicitud. Sin él, el notario no puede firmar, salvo que el comprador lo dispense expresamente.
Los documentos de la comunidad. Los estatutos y las actas de las últimas juntas. Un comprador que piense alquilar querrá saber si la comunidad ha votado limitar o prohibir los alquileres turísticos, algo que la ley española permite por mayoría de tres quintos.
Facturas de suministros. Las facturas recientes de agua y electricidad no son un requisito legal, pero los compradores las piden para valorar los gastos corrientes y para poner los contratos a su nombre.
Planos, licencias y las preguntas del comprador
Planos y licencias de cualquier obra. La licencia de obras y el certificado final de obra de la casa, y las licencias de cualquier ampliación, piscina o anexo construido después. El abogado del comprador los compara con el Catastro y con el registro. En la Comunitat Valenciana el ayuntamiento puede actuar contra las obras sin licencia durante quince años desde su terminación, y sin límite de tiempo en suelo no urbanizable, por eso las ampliaciones sin licencia son un motivo frecuente de que una venta se atasque.
Lo que puede pedir el comprador. Según el artículo 31 de la ley española de vivienda, la Ley 12/2023, un comprador puede pedir, antes de firmar y antes de pagar cualquier cantidad, la identidad del vendedor, el precio total, la cédula de habitabilidad, las superficies útil y construida, la antigüedad del edificio y de las obras importantes, sus servicios e instalaciones, el certificado energético, la accesibilidad, si está ocupado, y los datos registrales con las cargas y la cuota en la comunidad. Un vendedor que tiene esto preparado responde de inmediato a las primeras preguntas.
Si usted no vive en España
La retención del 3%. Si usted no es residente fiscal en España, el comprador debe retener el 3% del precio e ingresarlo en la Agencia Tributaria en el plazo de un mes, con el modelo 211. La cantidad es un pago a cuenta de su propio impuesto español sobre la venta, que después liquida con una declaración del impuesto sobre la renta de no residentes.
La plusvalía. El impuesto municipal sobre el incremento de valor de los terrenos es un impuesto del vendedor. Cuando el vendedor es una persona física no residente, la ley convierte al comprador en sustituto del contribuyente, así que cuente con que el abogado del comprador retenga una cantidad en la escritura para cubrirlo. Nuestra guía para vender una propiedad en España como no residente explica ambos impuestos.
Gastos de notaría. Según el Código Civil, el vendedor paga el otorgamiento de la escritura y el comprador la primera copia y lo posterior, salvo que el contrato diga otra cosa. Acuérdelo en el contrato privado y no en la firma.
Lo que retrasa una venta. Las causas habituales de retraso son una licencia de ocupación que falta o está caducada, una ampliación que no figura ni en las licencias ni en el registro, una hipoteca antigua que sigue apareciendo en el registro, una herencia aún sin formalizar y un certificado de la comunidad pedido demasiado tarde. Todas tienen solución, pero cada una lleva semanas, y los compradores no siempre esperan.
Su propio caso puede plantear cuestiones fiscales o jurídicas que requieren asesoramiento profesional, así que confírmelas con un abogado independiente o un asesor fiscal antes de poner la casa en venta. El paso práctico: reúna este expediente antes de la primera visita, y lea preparar una casa para el mercado para lo que viene después. Nuestro servicio de venta empieza exactamente con esa comprobación.
Escrito por Nicolas Strebel.